La Subdirección Administrativa y Financiera, con el fin de realizar el cierre oportuno de los procesos administrativos y financieros de la presente vigencia y la apertura de la vigencia 2024, ha definido el siguiente cronograma:

Hasta el 13 de diciembre, se recibirán solicitudes de Disponibilidades Presupuestales.

Para el 14 de diciembre, deben estar legalizados totalmente todos los anticipos que por concepto de viáticos y gastos de viaje que se hayan entregado a los funcionarios, de lo contrario, se hará efectivo el parágrafo segundo del artículo 11º. de la Resolución 040-RES2301-68 del 10 de enero de 2023, en el sentido de descontar en la quincena siguiente a la comisión, los valores no legalizados de manera oportuna. Se establece entonces que solo hasta el 5 de diciembre, se tramitarán y entregarán anticipos de viáticos y gastos de viaje.

Las comisiones que se realicen posteriores a esta fecha se pagarán una vez terminadas y legalizadas, previo certificado de disponibilidad presupuestal y se cancelarán en la actual vigencia si son legalizadas antes del 22 de diciembre de 2023.

Las comisiones oficiales realizadas en el mes de diciembre que no hayan sido legalizadas y entregados sus soportes al proceso de tesorería hasta el 22 de diciembre de 2023, no se cancelarán ni reconocerán bajo ninguna circunstancia.

Hasta el viernes 15 de diciembre, se recibirán solicitudes de Registros Presupuestales.

Hasta el 15 de diciembre, deberán informar los CDP de la vigencia 2023 que se van a reintegrar, junto con las actas de liquidación de los contratos y/o convenios. Dicha información debe ser enviada a los correos rperez@corantioquia.gov.co y gochoa@corantioquia.gov.co.

Hasta el 20 de diciembre de 2023, se recibirá la facturación y/o certificación y demás requisitos exigidos para pagos de contratos y/o convenios de esta vigencia, emitidos por los interventores o supervisores. 

Igualmente, las relacionadas con las reservas presupuestales constituidas al 31 de diciembre de 2022, debido a que estos saldos, expiran sin excepción el próximo 31 de diciembre de 2023, según lo establece el artículo 16 del Acuerdo del Consejo Directivo No.444 del 08 de mayo de 2014 “…Las reservas presupuestales y cuentas por pagar que no sean ejecutadas durante la vigencia fiscal para la cual fueron contraídas fenecerán sin excepción alguna al 31 de diciembre de la vigencia”.

En los casos en los que no sea posible recibir los bienes, servicios o productos dentro de los términos inicialmente pactados, atendiendo a situaciones excepcionales o a hechos exógenos ajenos a la voluntad de las partes, se deberán cuando aplique, adelantar los trámites administrativos internos para gestionar las respectivas modificaciones contractuales (otrosí), e informar a la Subdirección Administrativa y Financiera de las mismas, esto, para efectos de constituir las respectivas reservas presupuestales.

Se debe tener presente, que los supervisores deberán solicitar a los proveedores y /o contratistas, las respectivas facturas de todos los bienes y/o servicios ejecutados al cierre de la vigencia. Lo anterior, para que, junto con la constancia de desembolso, se proceda con el trámite de pago.

La Subdirección Administrativa y Financiera enviara durante los primeros 5 días hábiles del mes de enero de 2024, el listado de las reservas presupuestales y cuentas por pagar para la respectiva validación por parte de los supervisores y así, proceder a su constitución antes del 20 de enero.

Hasta el 20 de diciembre de 2023, el responsable del fondo fijo reportará al Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad, todos los documentos que harán parte de la legalización de estos, correspondientes al mes de diciembre. El responsable del fondo fijo no hará devolución de recursos a la Tesorería. A la fecha de corte y legalización de este, el responsable debe garantizar que la totalidad de los recursos están en la cuenta corriente abierta para el manejo de estos, por tanto, no deben existir recursos de este en la caja auxiliar del fondo. Igualmente, el responsable del fondo fijo deberá asumir el valor de aquellos gastos que no cumplan la legalidad en el momento de cierre, y deberán incluir las conciliaciones bancarias con su respectivo extracto o movimiento bancario.

Hasta el 21 de diciembre de 2023, el Grupo Interno de Trabajo Contabilidad, recibirá los documentos físicos y medio magnético donde se dé cuenta de la realización y verificación del inventario físico 2023 de todos los bienes muebles e inmuebles de la Corporación (Sede Central, Oficinas Territoriales, Sedes Locales), éste debe incluir sobrantes y faltantes de existir, bienes para dar de baja por obsolescencia, daño total, pérdida o robo con soportes e informe técnico o denuncia judicial, en caso de faltantes debe existir memorando de aceptación de la perdida por parte del responsable.

Teniendo en cuenta el cierre de la vigencia fiscal 2023 y el pago de la seguridad social del mes de diciembre, se solicita a los servidores públicos abstenerse de realizar traslados de EPS y Fondos de Pensiones, durante el periodo comprendido del 14 de noviembre de 2023 al 15 de enero de 2024, así las cosas, de requerir un traslado favor gestionarlo con anticipación.

La prima de navidad se cancelará a más tardar el 05 de diciembre de 2023. Salvo, otras disposiciones normativas. Para efectuar este proceso, se tendrá en cuenta la liquidación de vacaciones y novedades registradas al 30 de noviembre de 2023.

La nómina de todo el mes de diciembre de los servidores públicos de planta se cancelará en su totalidad, a más tardar el 18 de diciembre de 2023, por lo tanto, se solicita a las diferentes Dependencias de la Corporación reportar cualquier novedad administrativa relacionada con el pago de la nómina del mes de diciembre a más tardar el 07 de diciembre de 2023.

Las vacaciones que se programen para ser disfrutadas entre el 26 de diciembre de 2023 y el 19 de enero de 2023, deberán ser solicitadas máximo hasta el 24 de noviembre y serán pagadas, a más tardar el 18 de diciembre de 2023.

Los servidores públicos que opten por cambiar el método de retención en la fuente por salarios (procedimiento 1 y 2) establecidos en los artículos 385 y 386 del Estatuto Tributario, deben enviar el memorando al Grupo Interno de Trabajo Talento Humano a más tardar el 15 de diciembre de 2023, con el fin de ser aplicado en la vigencia 2024.

A partir del 03 de enero de 2024, se abre presupuesto y por lo tanto, se podrán realizar las respectivas solicitudes presupuestales. Teniendo en cuenta, que comienza el proceso de elaboración de un nuevo Plan de Acción.

Los informes que deben ser enviados al Grupo Interno de Trabajo Contabilidad, para el cierre del periodo contable y que se solicitan anualmente a cada uno de los procesos proveedores de la información de base contable, deberán ser enviados al correo del Contador (correo dgomez@corantioquia.gov.co a más tardar el 12 de enero de 2024). Ver anexo

La información que no alcance a recibirse en esta fecha no entrará a formar parte de los Estados Financieros de la Corporación y por lo tanto se debe prever el riesgo de obtener por parte de las instancias de control, dictamen negativo o con observaciones por falta de integridad y confiabilidad de la información base para su elaboración.

A partir del 15 de enero de 2024, se inicia la recepción de documentos de autorización para desembolsos y recepción de facturas.

Para el cumplimiento de lo estipulado en el presente memorando, se requiere de la colaboración y responsabilidad de todos los Servidores Públicos, Subdirectores, Jefes de Oficina, Supervisores e Interventores para que las fechas programadas en éste se cumplan de acuerdo con los tiempos establecidos.

Ver documento completo: 190-CIR2311-18